Januari 2011 ging de eerste mobiele vestiging van Secretary Plus in Zeeland van start. Het concept viel al snel in de smaak. Bij klanten, kandidaten en de medewerkers zelf. Begin oktober volgden nog vier virtuele vestigingen: in Alkmaar, Tilburg, Enschede en Leiden. Hoe werkt het kantoorloze kantoor in praktijk? Wat zijn de voordelen en mogelijkheden? En zijn er ook minpunten? Pioniers Angela Kuiper en Ilse Hertogh vertellen.

Mobiel team Secretary Plus Zeeland. Ze hebben géén kantoor, maar wel alles dat nodig is om een complete vestiging te runnen: een auto met navigatiesysteem, een laptop met Dongel, een Blackberry, scanner en koffer op wieltjes. Vestigingsmanager Ilse Hertogh en consultant Angela Kuiper doen hun werk thuis, onderweg of op locatie. Hun werkgebied is Zeeland en een stukje Noord-Brabant. Hun belangrijkste tool: enthousiasme. “We waren er direct van overtuigd dat dit concept zou slagen, en dat is ook gelukt.”

De Start

Ilse: ‘Door de samenvoeging van StarJob en Secretary Plus waren er twee vestigingen in Breda. Dat is teveel. Een vaste vestiging in zo’n uitgestrekte provincie als Zeeland is niet handig. Als je links gaat zitten, kun je rechts niet bedienen, en vice versa. Toen het hoofdkantoor ons met dit idee benaderde, waren we dan ook meteen enthousiast.”

Angela: “Het begon met de vraag hoe zo’n mobiele vestiging zou kunnen functioneren. Hoe we dat zouden aanpakken en wat we nodig hadden. Daar hebben Ilse en ik heel wat gesprekken over gevoerd, maar we wisten vanaf het begin dat het zou gaan werken. En dat is ook gebeurd.”

Het verschil

Angela: “Voorheen moesten sommige kandidaten uit Zeeland wel 1,5 uur naar Breda reizen voor een intake, en ook weer 1,5 uur terug. Nu gaan wij naar de kandidaten toe. Dat maakt het voor hen veel gemakkelijker. We krijgen dan ook veel nieuwe inschrijvingen.”

Ilse: “Voor de kandidaten is de verandering het grootst. Behalve dat ze minder reistijd hebben, zijn wij ook veel flexibeler. We kunnen desgewenst ook na werktijd afspreken, of zelfs in het weekend.”

De voordelen voor klanten

Angela: “We bieden dezelfde kwaliteit van dienstverlening, maar omdat we flexibeler zijn kunnen we vaak nog beter op de behoefte van de klant inspelen.”

Ilse: “Zo kunnen we veel zaken sneller regelen. Als ik om 19.00 uur ’s avonds een telefoontje krijg over een vervulde vacature, kan ik het contract nog diezelfde avond in orde maken. Bovendien fungeren we voor innovatieve bedrijven vaak als sparringpartner. Onze opdrachtgevers zijn bijvoorbeeld geïnteresseerd in onze ervaring met het werven van kandidaten via Social Media. Daar geven we vaak presentaties over.”

Nog nadelen?

Ilse: “Absoluut niet, al was het in het begin wel even een zoektocht. Hoe zorg je voor optimale bereikbaarheid? Naar wie schakel je door als je op afspraak bent? Hoe communiceer je met elkaar? En hoe regel je de administratie? Daar zijn we nu helemaal uit.”

Angela: “Vanaf 1 september werken we met het Midoffice dat op het hoofdkantoor gevestigd is. Daar kunnen we onze telefoons naar doorschakelen, zij doen de administratie en beheren ons archief. Dat werkt perfect.”

Flexibele werktijden

Angela: “Geen dag is hetzelfde. Soms werk je een dag thuis, maar we zijn ook hele dagen buiten de deur, of een combinatie daarvan. Omdat we ook buiten kantooruren met kandidaten afspreken, maakten we in het begin wel meer uren. Tegenwoordig letten we daar beter op. Gisterenavond had ik nog een netwerkbijeenkomst. Die uren ga ik op een ander moment vrij nemen.”

Ilse: “De insteek is dat we tijdens kantoortijden bereikbaar zijn en veertig uur per week werken. De uren die we ’s avonds of in het weekend werken, compenseren we overdag. In praktijk kun je je tijd efficiënter indelen. Voorheen moest je voor een tandartsbezoek een halve dag vrij nemen. Nu plan ik dat tussen twee afspraken in en kost het me maar een half uurtje.”

Werklocaties

Ilse: ” Voor klanten is er geen verschil, daar gingen we toch al naar toe. Met kandidaten spreken we bij hun thuis af of op een andere locatie.”

Angela: “Die locaties hebben we zorgvuldig uitgekozen. Gelegenheden waar je rustig kunt zitten en die het Secretary Plus-gevoel uitstralen, zoals bijvoorbeeld de betere hotelketens en Grand Cafés.”

Ilse: “Waar ze goede koffie schenken.”

Thuis bij kandidaten

Angela: “Mensen zijn thuis vaak meer op hun gemak, daardoor komt iemands persoonlijkheid vaak sneller naar voren. Maar je moet de omgeving niet voor de persoon laten spreken. Als het huis niet tiptop in orde is, moet je daar doorheen kijken.”

Ilse: “Het gaat om de kandidaat, om de uitstraling en de inhoud. Dat is voor iedere vestiging van Secretary Plus van belang. Het voordeel van die thuisbezoeken is dat je sneller een band opbouwt. Zo zat ik laatst nog met het kindje van een kandidate op schoot, terwijl zij de taaltest deed. Dan heb je meteen een klik.”

Social Media

Ilse: “We zorgen ervoor dat kandidaten ons op allerlei manieren weten te vinden. Via onze website, verschillende vacaturesites, Facebook en andere Social Media. Daar zijn we heel actief in. Via Google komen we ook snel naar boven.”

Angela: “Ik zet wekelijks een slideshow met de vacature van de week op LinkedIn. Ook doen we vaak oproepen via Twitter. Dat werkt prima, maar je moet niet uitsluitend zakelijke Tweets plaatsen. Af en toe moet je ook wat persoonlijks melden, anders krijg je geen volgers.”

Voorbeeldfunctie?

Ilse: “Zeker, steeds meer bedrijven ontdekken de voordelen van Het Nieuwe Werken.  Minder files, maar ook een hogere productiviteit. Er is bij werknemers een duidelijke behoefte aan work/life-balance. Al blijven er natuurlijk bedrijven en branches waar het niet te realiseren is. Een bouwvakker zal toch echt naar de bouwplaats moeten komen.”

Angela: “Secretary Plus zal naast de vaste kantoren ook steeds meer mobiele kantoren krijgen. Ik ben ervan overtuigd dat ze elkaar versterken. Er zijn verschillende behoeften in de markt, daar moet je op inspelen.”

<in kader>“Die proactieve manier van werken spreekt me erg aan” Klant Birgitte van Steen, teamleider personeelszaken bij Suiker Unie, is uitgesproken enthousiast over het werken met de mobiele vestiging van Secretary Plus: “Het eerste gesprek met vestigingsmanager Ilse Hertogh verliep meteen heel prettig. Ze vertelde me over de werkwijze van de mobiele vestiging. Ik vind het een groot voordeel dat ze zelf naar kandidaten toegaan, en zelfs buiten kantooruren kunnen afspreken. Dat schakelt sneller. Ook de inzet van Social Media voor het werven van kandidaten is voor Suiker Unie interessant. Zelf zijn wij ook steeds op zoek naar nieuwe mogelijkheden om ons op de arbeidsmarkt te profileren. Ilse kwam direct met handige tips op dit gebied en komt daar binnenkort meer over vertellen. Die proactieve manier van werken spreekt me erg aan.” Zijn er volgens Birgitte ook minpunten aan het werken met een virtueel kantoor? “Op dit moment zie ik die niet. Voor ons telt dat Secretary Plus de juiste kandidaat voorstelt en dat de administratieve afhandeling op orde is. Dat is het geval. Ook vind ik het prettig om een vast contactpersoon bij Secretary Plus te hebben, die bovendien goed bereikbaar is. Ilse belt me altijd snel terug, zelfs op een vrije dag. Als ze op een vast kantoor zou werken, zou dat anders zijn.”

<in kader>“Die flexibiliteit past helemaal in deze tijd” Direct Team-kandidate Kiek Spruijt, coördinator human resource development bij Eneco, spreekt haar contactpersonen bij Secretary Plus veel vaker sinds ze is aangesloten bij de mobiele Zeeuwse vestiging: “Ik woon in Brabant aan de grens met Zeeland en werk in Rotterdam. Het was voor mij dus heel onhandig om naar Secretary Plus Breda te gaan. Dat gebeurde dan ook hooguit twee keer per jaar. Sinds de komst van het virtuele kantoor heb ik veel meer contact met Angela en Ilse. Je merkt dat het voor hen nu logischer is om op allerlei manieren contact te onderhouden. Via e-mail, SMS of gewoon door te bellen. We zien elkaar ook vaker. Bij mij op kantoor of we spreken ergens af. Dan rijden we elkaar een stukje tegemoet. Ook fijn dat je elkaar tevens buiten kantoortijden kunt bereiken. Die flexibiliteit past helemaal in deze tijd. Bij Eneco zijn we ook al heel ver met Het Nieuwe Werken. Zo kun je files vermijden en je tijd efficiënter indelen. Dankzij het papierloos werken wordt mijn tas steeds lichter. Heerlijk!”

Vision, oktober 2011, magazine Secretary Plus, reclamebureau: Campaigns&Results, foto: Bastiaan van Musscher, tekst: Moniek Moorman