December is feestmaand en januari meestal ook. Naast de bekende feesten in de familiesfeer zoals Sinterklaas, Kerst en Oudjaar, zijn dit de maanden waarin ook zakelijk vaak het glas wordt geheven. Als je voor je werk een feestje mag organiseren, kun je misschien nog wat opsteken van de professionals.

Met gemiddeld 75 evenementen per jaar voor groepen van tien tot tienduizend mensen zijn Henk Dijkema (creative director) en Arnoud Snel (managing director) van Planet Event door de wol geverfde ‘feestbeesten’. Hoewel? Het organiseren van evenementen en personeelsfeesten op hoog niveau is serieuze business. De verwachtingen van de feestgangers moeten altijd overtroffen worden, terwijl het zomaar kan gebeuren dat de stroom uitvalt of een artiest afbelt. Een memorabele avond organiseren vraagt om een creatieve geest, een strakke planning en een stressbestendig karakter. Verder biedt een heleboel ervaring uitkomst. De heren van Planet Event hebben het allemaal.

Beter dan Borsato. Elk evenement van Planet Event is anders. Er wordt niet gewerkt met standaard draaiboeken of kant-en-klare feestpakketten. Thema, locatie, programma en eventueel artiesten worden voor elk evenement zorgvuldig afgestemd op de gelegenheid en de bedrijfscultuur. Henk: “Een productintroductie vraagt een andere aanpak dan een bedrijfsjubileum. Maar zelfs een jaarlijks terugkerend personeelsfeest vereist elke keer de overtreffende trap.”

Hoe doe je dat? Zeker als de doelgroep ‘alles’ al gezien heeft?  Arnoud: “Met creativiteit kom je een heel eind. Zo hadden we voor het jaarlijkse personeelsfeest van een confectieketen elk jaar een artiest, eerst Gordon, toen René Froger en vervolgens Marco Borsato. Dan ben je in Nederland wel klaar. Dit jaar moesten we voor een nog grotere uitsmijter zorgen, met minder budget. Wij hebben toen een grootse theatershow geproduceerd waarbij de medewerkers zelf een rol speelden. Dat feest is als het beste ooit ervaren.”

Boekhouder on stage? Bij veel personeelsevenementen van Planet Event is een rol weggelegd voor de medewerkers zelf. Maar die actieve betrokkenheid is volgens Dijkema geen standaard procedure. “Het is afhankelijk van de bedrijfscultuur. Er zijn bedrijven waarbij de boekhouder op het podium niet gewaardeerd wordt. Dan vragen de mensen zich af of er geen geld was voor een fatsoenlijke artiest. Bij andere bedrijven staan ze juist te dringen om auditie te mogen doen.” Auditie? Arnoud: “Ja, we pakken het natuurlijk wel professioneel aan. Als je mensen laat optreden moet het wel goed zijn. We hebben laatst nog een band geformeerd van topmusici en bekende artiesten die samen met personeelsleden optraden. Dat was een enorm succes. Niet om de BN’ers, maar vooral omdat mensen het leuk vinden om een collega op te zien treden.”

Verrassing! Hoe vind je steeds een opnieuw het wiel uit? Henk: ‘Het begint met een goed gesprek met de opdrachtgever. Wat is de bedoeling? Welke boodschap moet worden overgebracht? Hoe is het bedrijf en natuurlijk het budget? Vervolgens gaan we met ons hele team om tafel zitten brainstormen. Uiteindelijk rolt daar een concept uit en vervolgens een totaalplan. Het evenement is nooit doel op zich. Wij zien het als onderdeel van de communicatiemix. Met een conceptuele aanpak zorg je voor een impact die veel langer duurt dan de avond zelf.”  Het verrassingselement blijft cruciaal. Hoe houden de heren hun inspiratie op peil? Arnoud: “We werken hier met een vaste club van twaalf gepassioneerde medewerkers met elk een eigen specialisme: catering, techniek, locaties, decorbouw, artiesten, theater, enzovoort. We hebben allemaal de taak om die kennis up-to-date te houden en te delen met de anderen.”  Over delen gesproken: hoe zit het met het nieuwste StarJob project, het interne motivatieprogramma ‘StarJob toont karakter’? Helaas! De heren mogen er niets over zeggen, behalve dat het zéker een verrassing wordt. We wachten af.

<in kader>Veelzijdig en origineel. Planet Event realiseert gelegenheidsevenementen zoals openingen, jubilea en fusies,  productintroducties, kennisevenementen (symposia, congressen, seminars, workshops), personeelsevenementen (motivatieprogramma’s, internal branding) en (dinner)shows. Planet Event tekende ook voor het jubileumfeest ‘StarJob in the Picture’ in 2005, een evenement waarbij medewerkers van StarJob een glansrol speelden in de film die diezelfde avond in première ging. Een spektakel compleet met limousines, rode loper en Oscaruitreiking. Meer voorbeelden? Kom in de stemming op: www.planetevent.nl

Topics, november 2006, magazine StarJob, reclamebureau: Campaigns&Results, foto: archief Planet Event, tekst: Moniek Moorman