Als er iets typerend is voor het Nederlandse bedrijfsleven is het wel onze vergadercultuur; een kwart van onze werktijd zijn we in overleg! We vergaderen ons suf, maar gelukkig komen er steeds meer verfrissende en verrassende vergaderlocaties bij.

Wie kent ze niet? De praktisch ingerichte vergaderzalen met de U-vormige vergadertafel en de roestvrijstalen thermoskannen koffie en thee. De flip-over met een setje verse stiften in de aanslag. Dit soort locaties hebben hun langste tijd gehad. Want op vergadergebied is er een ware cultuuromslag gaande. Het zakelijk overleg krijgt een persoonlijk tintje in luxe landhuizen en trendy ingerichte vergadercentra. Die locaties bieden niet alleen ruimte voor vergaderingen, maar ook alle gelegenheid voor netwerken, loungen en uitgebreid lunchen. Geen broodje kaas, maar huisgemaakte bospaddenstoelenragout, pittige pasta of warme tapas, al dan niet zelf bereid onder leiding van een kok. Er is kortom heel wat te beleven op het gebied van vergaderaccommodaties. Topics ging het land in en nam plaats in verschillende vergaderstoelen.

IN-Soest. Even voorbij Paleis Soestdijk, in het landelijke gedeelte van Soest,  ligt IN-Soest. Ondanks (of misschien wel dankzij) de serene rust  voel je meteen dat dit de plek is waar ‘het’ gebeurd. Hier worden ideeën geboren, concepten ontwikkeld, afspraken beklonken en relaties verhecht. Voor initiator Robbert Heijne was de locatie liefde op het eerste gezicht. Toen hij in 1999 het – toen nog -modderige pad opreed, wist hij meteen dat dit de ideale stek voor zijn adviesbureau Style Council was. Maar het bleek meer dan dat. Robbert: “Mijn klanten kwamen hier graag. Het bleek een natuurlijk proces dat bijna alle besprekingen in Soest plaatsvonden, en niet op het kantoor van de klant. Al snel kreeg ik de eerste verzoeken of de ruimte ook voor andere doeleinden gebruikt mocht worden: brainstormsessies, jaarvergaderingen, personeelsbijeenkomsten en trainingsdagen. Eerst van mijn eigen opdrachtgevers, daarna ook steeds vaker van andere bedrijven. Mijn partner Johan Bak en ik hebben de service steeds verder uitgebreid. We zijn culinaire lunches gaan verzorgen, met  ingrediënten uit eigen moestuin. Het bijzondere van deze plek ervaren ook wij elke keer weer opnieuw. Het is een plek waar creatieve processen letterlijk en figuurlijk de ruimte krijgen.”

De veelzijdigheid van IN-Soest blijkt alleen al uit de enorme diversiteit van boekingen: de ruimte wordt gebruikt voor directievergaderingen, productpresentaties en perslanceringen, maar ook voor kunstexposities, en als locatie voor fotografie en memorabele recepties. In het gastenboek staan alleen maar lovende woorden. Eén zinnetje typeert IN-Soest in volle luister: “Het is een plek die je met tegenzin verlaat.” Robbert: “Iedereen die hier geweest is, komt weer terug.”

Seats2Meet.com. De nieuwste vergaderformule van Europa is als eerste uit te proberen in hartje Nederland. Mariëlle Sijgers en Ronald van den Hoff van Meeting Masters ontwikkelden een concept waarbij de klant zelf online passende vergaderruimte kan boeken. Eenvoudig en snel.

De allereerste Seats2Meet.com werd twee jaar geleden in Maarssen gerealiseerd. Het concept was zo succesvol dat er sinds kort een tweede vestiging in Utrecht (Hoog Caterijne) is geopend. Op zo’n 1500 m2 bevinden zich rondom de centrale lounge veertien trainings- en meetinglounges. Elk totaal verschillend in afmetingen, sfeer en mogelijkheden, maar toch familie van elkaar. Een verrassende indeling, gewaagd kleurgebruik en smaakvol gekozen meubilair typeren elke ruimte. “Het werk van de bekende architect Bart Vos,” vertelt Mariëlle enthousiast. “We wilden meer dan representatieve vergaderruimtes waarin groepen mensen zich kunnen afzonderen. Zo zijn we afgestapt van de thermoskannen koffie en thee. Mensen kunnen hier zelf hun koffie halen in de lounge. We verzorgen lunches, tussendoortjes en diners, maar we hebben ook een open ‘front cooking’-keuken waar de mensen samen met een kok of zelf aan de slag kunnen. De opzet was om een omgeving te creëren die inspireert en ruimte biedt voor kruisbestuiving.”

Die opzet is zeker geslaagd. Je krijgt onmiddellijk zin om plaats te nemen in een van de comfortabele vergaderseats, even een cappuccino te halen in de lounge of aan te schuiven aan de lange glazen flexwerktafel waar iedereen met een laptop kan inloggen op het beschikbare wifi-netwerk. En dat is nog niet alles: er komt ook nog een schoonheids- en massagesalon waarin tussenuurtjes nuttig besteed kunnen worden. Mariëlle: “Seats2meet.com staat voor vrijheid, gemak en flexibiliteit. Je kunt zelf je seats boeken en eventuele wijzigingen tot 48 uur van tevoren doorvoeren. Omdat het reserveringsproces volledig via internet loopt, blijven de kosten laag. Je vergadert bij ons al vanaf 2 euro per seat per dagdeel.”

Kookstudio Maarssen. Op zoek naar een sfeervolle ruimte waar je ongedwongen van gedachten kunt wisselen? Ga samen koken! In de sfeervolle Kookstudio in Meeting Plaza Maarssen kunnen kleinere gezelschappen (van vier tot twaalf personen) onder begeleiding van een enthousiaste kok zelf aan de slag. Onder het bereiden van temperamentvolle tapas, creatieve pastacreaties of Aziatische verassingen leer je elkaar van een andere kant kennen. Topics boekte deze ruimte voor het rondetafelgesprek met de StarTeamers. Alle aanwezigen gaven deze locatie een dikke plus (zie ook pagina 26 en 27).

Magische meetings. Als je iets bijzonders wilt organiseren, kun je in Nederland alle kanten op. Zelfs de Efteling biedt vergaderaccommodatie aan; het zwevende kasteel geeft zakelijke bijeenkomsten een vleugje magie. Of wat denk je van een congres, presentatie of businessmeeting in een designbioscoop? Wolff Cinema groep verhuurt zijn zalen ook voor andere doeleinden dan het vertonen van films. Geschikt zijn ze zeker: de zalen zijn uitgerust met de modernste technologie op het gebied van beeld en geluid en staan bekend om hun comfortabele stoelen. Eén ding is zeker: de tijd van de saaie vergaderzaaltjes zijn geteld.

Meer weten? Kijk op:

• www.insoest.nl
• www.seats2meet.com
• www.kookstudio.nl
• www.efteling.nl
• www.bioswolff.nl

Topics, juni 2007, magazine StarJob, reclamebureau Campaigns&Results, tekst: Moniek Moorman